การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ
1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย
การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากบาร์โค้ด การตรวจใบทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่างๆเป็นวิธีการเก็บข้อมูลเช่นกัน
การตรวจสอบข้อมูล มีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไขการตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูล 2คนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์ แล้วเปรียบเทียบกัน
2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการห้องสมุดตามลำดับตัวอักษรการจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ทำให้ค้นหาได้ง่าย
การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
การคำนวน ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วน ข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้
3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย
การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
ปัจจุบันผู้บริหารต้องสามารถปฏิบัติงานให้รวดเร็วขึ้น เพื่อตอบสนองต่อการแข็งขันตลอดจนการผลักดันของสังคมที่มีการใช้เทคนิคทางคอมพิวเตอร์มาวิเคราะห์ แยกแยะ และจัดสรรข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ เพื่อการตัดสินใจ
แนวทางการดำเนินการให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการ การวิเคราะห์นี้จะได้จากการสอบถามความต้องการ ซึ่งจะทำให้ทราบว่าควรจะจัดโครงสร้างข้อมูลนั้นไว้ในระบบหรือไม่ ถ้าจัดเก็บจะประกอบด้วยข้อมูลอะไร มีรายละเอียดอะไร ตอบสนองการใช้งานได้อย่างไร คำถามที่ใช้ในการสำรวจอาจประกอบด้วย
ข้อมูลอะไรบ้างที่มีใช้อยู่ในขณะนี้ เช่น แบบฟอร์ม รายงานฯลฯ ดูโครงสร้างเอกสาร ตลอดจนการไหลเวียนของเอกสาร
ข้อมูลอะไรที่จะจัดทำขึ้นได้ในขณะนี้ ซึ่งได้แก่ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือสามารถจัดเก็บได้
ข้อมูลอะไรที่ควรจะมีใช้เพิ่ม เพื่อให้ได้ระบบ และเป็นคำตอบที่จะตอบสนองผู้ใช้ในระดับต่างๆได้
ข้อมูลอะไรที่หน่วยงานขององค์การต้องการ โดยดูจากคำถามที่หน่วยงานต่างๆได้
ข้อมูลมีความถี่ของการใช้และมีปริมาณเท่าไร ควรมีการตรวจสอบ
รูปแบบของการประมวลผล ควรมีการประมวลผลอะไร ให้ได้ผลลัพธ์อย่างไร การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน ต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน โดยมีขั้นตอน ดังนี้
1.การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล การเก็บข้อมูลที่มีจำนวนมากและต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน1.2 การตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบมีหลายวิธีเช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบข้อมูล
2.การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ 2.1 การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจนเช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน แฟ้มลงทะเบียน แฟ้มระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มข้อมูลแล้ว ควรจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย ประหยัดเวลา เช่นรายชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์
2.3 การสรุปผล ข้อมูลที่จัดเก็บ จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละระดับชั้น2.4 การคำนวณ ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขสามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพท์ได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจกข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
ใครรับผิดชอบข้อมูล ข้อมูลบางตัวจำเป็นต้องมีผู้ดูแล
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

สาระสนเทศ คือ กระบวนการการจัดเก็บข้อมูลกระทำให้เป็นสาระสนเทศ การจัดเก็บและนำเสนอสาระสนเทศ
แนวทางจัดทำสาระสนเทศ
1. เก็บรวบรวมข้อมูล
2. การตรวจสอบข้อมูล
3. ประมวลผลข้อมูล
4. การจัดเก็บข้อมูล
5. วิเคราะห์ข้อมูล
6. การนำไปใช้

ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล
1. เตรียมข้อมูล เริ่มตั้งแต่การเก็บรวบรวมข้อมูล
1.1 การลงรหัส
1.2 ตรวจสอบข้อมูล
1.3 การแยกประเภท
1.4 บันทึกข้อมูล
2. การประมวลผล
2.1 การคำนวณ ไก่การบวก ลบ คูณ หาร เปรียบเทียบ
2.2การรวบรวมข้อมูลเป็นชุดเดียวกัน
2.3การเรียงลำดับ